Informativa sulla privacy

1. Titolare e contatto

Il titolare del trattamento è Emiliano Di Marino, con sede in Italia. Per qualsiasi richiesta, scrivere a: [email protected]

2. Ruolo di everbook

everbook agisce in qualità di titolare del trattamento per la registrazione degli account, la fatturazione, la sicurezza, la gestione del sito web, le richieste di assistenza e le comunicazioni relative al servizio. Quando un utente utilizza everbook per gestire le prenotazioni, tale utente è il titolare del trattamento per quanto riguarda il rapporto con i propri clienti, ed everbook tratta i dati relativi a tali prenotazioni al fine di fornire il servizio.

Gli utenti sono responsabili di fornire l'eventuale informativa privacy richiesta per i propri clienti, invitati, collaboratori o altri interessati.

3. Responsabile della protezione dei dati

everbook non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati. Le richieste privacy possono essere inviate all'indirizzo di contatto sopra indicato.

4. Dati personali che raccogliamo

• Dati di account e identità, come nome, indirizzo email, username, credenziali password, stato dell'account, lingua, fuso orario e foto profilo se fornita.
• Dati del profilo professionale e della pagina di prenotazione, come ruolo, numeri di telefono, sede ufficio, impostazioni di branding, link ai profili social, servizi, prezzi, disponibilità, indirizzi degli incontri e contenuti della pagina di prenotazione.
• Dati di invitati e prenotazioni, come nome dell'invitato, indirizzo email, email degli ospiti, prestazione scelto, data e ora, note facoltative, luogo dell'incontro, link di cancellazione/ripianificazione e impostazioni dei promemoria.
• Dati delle integrazioni calendario, come identificativi degli account Google o Microsoft collegati, informazioni del calendario, token di integrazione, dati di disponibilità necessari per i controlli di conflitto, identificativi evento del provider e informazioni Google Meet quando create tramite il provider collegato.
• Dati di pagamento e abbonamento Stripe, come importo, valuta, stato del pagamento, riferimenti di pagamento, informazioni di checkout e portale di fatturazione, informazioni su fatture o rimborsi e relativi metadati di fatturazione. everbook non memorizza i numeri delle carte di pagamento.
• Dati di notifiche e supporto, come registri di consegna email, dettagli del modulo di supporto, messaggi e relative informazioni diagnostiche.
• Dati tecnici, di sicurezza e di log, come dati delle richieste collegati all'IP disponibili al server, dati su dispositivo/browser, timestamp, log di errore ed eventi di sicurezza.

5. Fonti dei dati personali

everbook raccoglie dati personali direttamente dagli utenti quando creano un account, configurano il profilo, creano servizi, contattano l'assistenza o utilizzano le impostazioni dell'account. everbook può inoltre ricevere dati personali da invitati o ospiti che completano un flusso di prenotazione, da utenti business che inseriscono informazioni su clienti o collaboratori, dagli account Google o Microsoft collegati quando un utente autorizza un'integrazione, da Stripe per l'elaborazione di pagamenti e abbonamenti e dai fornitori di servizi usati per email, sicurezza, hosting, logging o analytics facoltativi. Gli strumenti analytics facoltativi sono usati solo se configurati e abilitati dopo il consenso.

6. Dati obbligatori e facoltativi

Alcuni dati sono necessari per fornire everbook, come credenziali dell'account, dati di contatto, dettagli di prenotazione, informazioni di calendario o pagamento necessarie per le funzionalità selezionate e dati tecnici richiesti per sicurezza e funzionamento. Se i dati necessari non vengono forniti, everbook potrebbe non poter creare un account, elaborare una prenotazione, fornire assistenza, collegare un'integrazione o gestire un pagamento.

Altri dati sono facoltativi, come foto profilo, link ai profili social, note facoltative di prenotazione, indirizzi email degli ospiti, integrazioni calendario collegate e consenso facoltativo ai cookie analytics dove gli strumenti analytics sono configurati. Se i dati facoltativi non vengono forniti, la funzionalità facoltativa correlata potrebbe non essere disponibile o risultare meno completa.

7. Finalità e base giuridica

• Necessità contrattuale o misure precontrattuali: creare e gestire account, dashboard, pagine pubbliche di prenotazione, pianificazione, promemoria, cancellazioni, ripianificazioni, richieste di assistenza, abbonamenti, pagamenti e comunicazioni relative al servizio.
• Autorizzazione dell'utente e consenso ove richiesto: collegare Google Calendar, Microsoft Outlook, Google Meet, cookie analytics facoltativi dove gli strumenti analytics sono configurati e altre funzionalità facoltative scelte dall'utente.
• Interessi legittimi: proteggere il servizio, prevenire abusi, diagnosticare guasti, mantenere log operativi, migliorare l'affidabilità, rispondere alle richieste di assistenza e comprendere l'utilizzo aggregato del servizio dove il consenso non è richiesto.
• Obblighi legali: conservare registri di fatturazione, contabilità, fiscali, di sicurezza, controversie e conformità dove richiesto dalla legge.

Quando everbook si basa su interessi legittimi, tali interessi sono bilanciati con i diritti e le aspettative delle persone i cui dati personali sono trattati.

8. Fornitori di servizi e sub-responsabili

everbook non vende dati personali. I dati personali possono essere trattati dai fornitori di servizi necessari per gestire il prodotto, tra cui:

• Google, per accesso Google, sincronizzazione Google Calendar, creazione di eventi Google Calendar, link Google Meet e servizi di integrazione correlati quando collegati dall'utente.
• Microsoft, per accesso Microsoft, sincronizzazione Outlook Calendar, creazione di eventi Outlook, Microsoft Graph e servizi di integrazione correlati quando collegati dall'utente.
• Stripe, per elaborazione dei pagamenti, checkout ospitato e portale di fatturazione, rimborsi e servizi di fatturazione correlati.
• Il provider SMTP/email configurato, per l'invio di email transazionali.
• Provider CDN frontend usati per risorse essenziali delle pagine.
• Infrastruttura di hosting, database, storage, backup, logging e sicurezza usata per eseguire everbook.

9. Trasferimenti internazionali

Alcuni provider possono trattare dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo. Ove richiesto, everbook si basa sulle garanzie contrattuali, tecniche e organizzative rese disponibili da tali provider, come termini di trattamento dei dati e clausole contrattuali standard, senza affermare che ogni rischio di trasferimento sia eliminato.

10. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati solo per il tempo necessario a fornire everbook, mantenere account e prenotazioni, gestire integrazioni, pagamenti e supporto, conservare log di sicurezza, risolvere controversie e rispettare obblighi legali. I record storici delle prenotazioni possono essere conservati ove necessario per storico del servizio, fatturazione, gestione controversie, sicurezza o motivi legali.

• I dati di account e profilo sono generalmente conservati mentre l'account è attivo e sono eliminati o anonimizzati dopo l'eliminazione dell'account, salvo quando la conservazione è richiesta per motivi legali, di fatturazione, sicurezza, controversie o backup.
• I dati di prenotazioni e invitati sono conservati per il tempo necessario a fornire lo storico della pianificazione, cancellazioni, promemoria, gestione delle controversie, sicurezza e conformità legale.
• I token dei provider collegati sono conservati mentre l'integrazione rimane collegata e vengono rimossi o resi inutilizzabili quando l'account collegato viene disconnesso, fatti salvi il comportamento del provider e la conservazione nei backup.
• I registri relativi a pagamenti, fatture, rimborsi, imposte e contabilità possono essere conservati per il periodo richiesto dalla legge applicabile.
• Log di sicurezza, log diagnostici e backup sono conservati per periodi operativi limitati, salvo che sia necessario un periodo più lungo per indagare abusi, incidenti di sicurezza, controversie o obblighi legali.

11. I tuoi diritti e come esercitarli

• Diritto di accesso, rettifica e cancellazione dei dati personali.
• Opporti o limitare determinati tipi di trattamento.
• Portabilità dei dati
• Revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare i trattamenti effettuati prima della revoca.
• Presentazione di un reclamo a un'autorità di controllo, incluso il Garante per la protezione dei dati personali in Italia.

Le richieste relative ai diritti possono essere inviate all'indirizzo di contatto indicato sopra. everbook potrebbe dover verificare l'identità del richiedente prima di agire su una richiesta e alcuni diritti possono essere limitati quando la conservazione o il trattamento sono richiesti dalla legge, dalla sicurezza, dalla fatturazione, dalla gestione delle controversie o dai diritti di altre persone.

12. Minori

everbook non è destinato a minori di 16 anni. Se everbook viene a conoscenza di aver raccolto dati personali di un minore quando è richiesto il consenso dei genitori, adotterà misure appropriate per eliminare o limitare tali dati.

13. Processo decisionale automatizzato

everbook non prende decisioni che producano effetti giuridici o analogamente significativi basate unicamente su trattamenti automatizzati e attualmente non usa dati di account, prenotazioni o invitati per funzionalità AI o LLM.

14. Misure di sicurezza

everbook usa misure tecniche e organizzative come autenticazione, impostazioni sicure dei cookie, protezione da comuni attacchi web, gestione attenta dei token dei provider, controlli di accesso, misure di protezione dei log e monitoraggio operativo. Nessun servizio internet può essere garantito come completamente sicuro.

15. Cookie

everbook utilizza cookie strettamente necessari per funzionamento e sicurezza e cookie analitici facoltativi solo dopo il consenso. Per maggiori informazioni, ti invitiamo a consultare la nostra Informativa sui Cookie.

16. Modifiche alla presente informativa sulla privacy

everbook può aggiornare la presente informativa sulla privacy quando cambiano il servizio, i fornitori, i requisiti legali o le pratiche di trattamento dei dati. La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina con una nuova data di ultimo aggiornamento e, ove richiesto dalla legge, sarà fornita un'ulteriore comunicazione.